Warande is In voor Zorg met Lean

Even leek het mis te gaan toen medewerkers van Warande op 1 september 2010 de aftrap van Lean bijwoonden. “Dus het gaat erom dat we harder gaan werken?”, stelden medewerkers. “Nee”, legde bestuurssecretaris Eline van Geest uit, “Lean is een andere manier van naar je werk kijken. Door verstoringen en verspillingen uit het werk te halen, houden we extra `tijd voor aandacht` over, zoals ons programma heet. Lean is bij ons dus niet mean”. En dat is een ander verhaal dan inzetten op harder werken.

Warande is één van de deelnemers aan het In voor zorg-programma. Warande biedt ouderen op de Utrechtse Heuvelrug vanuit vijf vestigingen en enkele buitenlocaties woon-, service- en zorgarrangementen aan.

Niet de organisatie opnieuw uitvinden

Warande koos bewust niet voor `Lean six Sigma‘ maar voor ‘Lean‘. Eline van Geest: “Lean Six Sigma is erg bezig met statistische technieken. Bij ‘Lean‘ staat net wat meer de manier van werken en denken centraal. We willen met Lean niet de organisatie opnieuw gaan uitvinden. We hebben medewerkers die vaak al lang hier werken. Die kennis en ervaring willen we wel heel graag benutten”.

In voor zorg-coach Jeroen de Groot begeleidt de invoering van de Lean-methodiek bij Warande. Wat Eline van Geest betreft is In voor Zorg! om nog twee redenen nuttig: “VWS zegt regelmatig dat er veel meer mogelijk is dan organisaties denken. We hopen via In voor Zorg! te ontdekken welke nieuwe deuren er bij VWS open kunnen gaan. Bovendien zien wij In voor Zorg! als een kans om binnen de sector kennis te gaan delen”.

‘Tijd voor aandacht‘

Onlangs maakte Eline van Geest op verzoek van In voor Zorg! een tussenbalans op van twee maanden kennismaken met Lean. Eline is behalve bestuurssecretaris ook programmamanager van de Lean-aanpak binnen Warande. Eline: “Het is allemaal nog heel pril. Maar we hebben sterk het gevoel dat dit een aanpak is die kan werken. Toen we medewerkers vroegen om maatregelen die verpilling tegen konden gaan, ontstond een lijst aan verbeterideeën. Een aantal hebben we al in gang gezet”. Ze vervolgt: “Zo wordt op een afdeling gewerkt aan het doorverbinden met dect-telefoons. Dat scheelt veel onnodig gezoek en geloop. Ook wordt een keuken anders ingericht en er wordt opgeruimd. Een slim idee was ook om niet overdag, maar ‘s nachts de juiste systemen en aantal incontinentiemateriaal klaar te leggen om ‘s ochtends eenvoudigweg in de kastjes te kunnen leggen. Daardoor hebben mensen ‘s ochtends meer tijd voor de cliënt. Dit zijn we nu aan het uitproberen. Verder heeft het team een centrale ‘parkeerplaats‘ voor tilliften afgesproken. Dat scheelt zoektijd en frustratie”.

En met dat laatste voorbeeld raakt Eline van Geest de slogan waarmee de Lean-methodiek in Warande wordt begeleid: ‘Tijd voor aandacht‘.

Lean-coaches in training

Het programma ‘tijd voor aandacht‘ is een avontuur. “De ervaring leert dat mensen al snel blijven hangen in het gevoel van ‘We doen het toch goed‘. Met de introductie van ‘Lean‘ willen we mensen prikkelen om eens goed na te denken of alles wat we doen slimmer kan. Door te focussen op verspillingen en verstoringen wordt niemand slechter van veranderingen. Het management heeft in de Lean-gedachte een faciliterende en coachende rol. Dit geeft medewerkers extra geloof en vertrouwen in maakbaarheid van hun eigen werk. En dat er onder de oppervlakte veel ideeën schuil gaan, blijkt wel uit nieuwe voorstellen die medewerkers nog steeds inleveren. We willen echte aandacht voor wat de cliënt bezighoudt, naast aandacht voor directe wensen en behoeften”. Eline: “Medewerkers willen met meer rust bezig zijn met hun ADL-verrichtingen en andere zaken”.

Er is Warande veel aan gelegen om de Lean-methodiek te borgen in de organisatie. “De komende tijd wordt een team van acht Warande Lean-coaches getraind. We houden zeer frequent ‘verbeterbord-besprekingen‘. Daar vertellen medewerkers over hun resultaten, inventariseren we nieuwe ideeën en sturen we waar nodig het concept bij. Dit programma willen we inbedden in de organisatie. Nu nog spreken we bij Warande van een ‘programma‘, maar over hopelijk zo‘n jaar of vijf zal dat veranderen in ‘Dit is zoals we hier werken bij Warande‘. Die weg gaat het op”, aldus de bestuurssecretaris.

Reflecterend vermogen

Eline van Geest heeft tien jaar ervaring in de zorg. Eerder werkte ze in de farmaceutische industrie. Ze was onder meer kwaliteitsmanager bij een farmaceutische multinational. Dat maakt haar expert in het vinden van het antwoord op de vraag of methoden zoals Lean beter of makkelijker aanslaan in het bedrijfsleven dan in de zorg.

Eline: “De tegenstelling bedrijfsleven versus gezondheidszorg bestaat in dit opzicht niet. Of Lean of een vergelijkbaar systeem aanslaat, heeft vooral te maken met de vraag in hoeverre je innovatief wilt zijn. Er zijn commerciële bedrijven waar het niet zo werken. Tegelijkertijd zie ik om me heen in de zorg steeds meer organisaties die uit volle overtuiging de deur voor effectieve vernieuwen open willen zetten”.

Ze vervolgt: “Van belang is ook dat de bestuurder absolute prioriteit aan de gewenste vernieuwing geeft. Als het één van de vele ‘dingen‘ is die hij op z‘n bord neemt, gaat het niet lukken. Het reflecterend vermogen moet in elke laag van de organisatie groot zijn. Met gebruikmaking van Lean ontstaat hopelijk over zo‘n jaar of vijf een nieuwe organisatie vanuit bestaande onderdelen. We maken gebruik van wat we in huis hebben en waarderen de mensen die Warande hebben gemaakt tot wat het nu is”.

Voor meer informatie over In voor Zorg! klik hier voor de website.